skip to Main Content

БСО в действии: использование, хранение, списание

Вместо того чтобы покупать дорогостоящую контрольно-кассовую технику, заботится о ее постановке на учет и обслуживании, можно существенно снизить уровень затрат, воспользовавшись возможностью рассчитываться за услуги с физическими лицами в соответствии с нормами Положения № 359.

Цель этой статьи — предоставить вам информацию о том, как организовать учет БСО, обеспечить хранение бланков строгой отчетности и их списание в дальнейшем.

При использовании надлежащим образом оформленных «строгих» деловых бумаг, которые можно выдавать населению при расчетах за услуги вместо кассовых чеков, возникает немало вопросов. Постараемся учесть всевозможные нюансы, касающихся организации рабочего процесса.

Оказывать услуги физическим лицам и проводить расчеты за них можно:

  • непосредственно в офисе;
  • за пределами офиса;
  • на территории структурных подразделений субъекта хозяйствования.

В каждом конкретном случае есть ряд важных организационных моментов. Попробуем с ними разобраться.

Для начала напомним, что многое будет зависеть от способа печати документов строгой отчетности. Основным отличием здесь является обязательное ведение книги учета БСО при типографском способе печати (о чем более подробно можно узнать, прочитав статью «Книга учета бланков строгой отчетности: пример заполнения»), и отсутствие таких требований при использовании автоматизированной системы. Само по себе ведение такой книги занимает довольно много времени, особенно в том случае, когда услуги физическим лицам оказываются не одним сотрудником. В таких случаях более целесообразным с точки зрения оптимизации затрат станет использование автоматизированной системы.

Многое зависит от распределения обязанностей между сотрудниками:

  • Расчеты за услуги может принимать непосредственно тот сотрудник, за которым закреплено ведение книги учета БСО. В этом случае нужно по окончании дня систематизировать все корешки, внести данные об их использовании, заполнив соответствующие графы книги, а затем отправить неиспользованные документы обратно в сейф и опечатать его.
  • Вышеупомянутый сотрудник выдает БСО для работы подотчетным лицам. Такая ситуация может возникнуть при следующих условиях:
    • услуги населению оказывают несколько сотрудников одновременно, они отвечают за оформление документации и принимают выручку;
    • услуги населению оказываются на выезде, в такой ситуации очень сложно угадать, сколько человек за день будет обслужено;
    • бланки строгой отчетности выдаются для использования на других точках или в филиалах.

Право сотрудников на работу с БСО закрепляется приказами. С каждым отдельным работником заключается договор о материальной ответственности. Тем не менее «строгие» бумаги для работы получаются у ответственного за их хранение работника под роспись, их излишки должны быть сданы в конце рабочего дня, что находит отражение в книге учета. Обусловлено это порядком хранения бланков строгой отчетности.

При любом из вариантов необходимо учесть, что хранение БСО должно осуществляться в соответствии с требованиями п.16 Положения № 359. Таким образом, в конце рабочего дня излишки следует вернуть обязательно (исключением могут быть только экземпляры, выданные для работы филиалам при условии, что по месту их нахождения имеется сейф или металлический ящик, что обеспечит хранение БСО в соответствии с вышеуказанными требованиями).

Испорченные бланки строгой отчетности, а так же корешки и копии сдаются вместе с выручкой и неиспользованными за день документами, которые на следующий день придется получать снова с соблюдением всех оговоренных выше формальностей.

Особенности учета бсо при использовании автоматизированных систем

Автоматизированные системы в большей мере предназначены для работы на территории офиса. Само понятие «автоматизированная система» согласно ГОСТ 34.003-90 означает наличие комплекса: программа, компьютер, принтер. Вы заносите информацию в программу и выводите готовый документ строгой отчетности на печать. Происходит это при условии, что программное обеспечение куплено и установлено. Такие расходы по карману далеко не каждому, окупятся они не скоро, лишь в долгосрочной перспективе. Гораздо проще и удобнее воспользоваться ресурсом, предлагающим услуги по созданию документов строгой отчетности в режиме онлайн.

При использовании системы BLANKSOMAT у вас есть возможность выбора. К примеру, можно распечатать пустые формы и использовать их на выезде за пределами офиса при отсутствии компьютера и принтера под рукой, а можно, напротив, воспользоваться на выезде интернетом и быстро распечатать все необходимое в присутствии клиента. Желательно, чтобы печать и заполнение осуществлялись одним и тем же лицом, во избежание необходимости отображать передачу документов от одного сотрудника другому. Система позволяет открыть доступ к печати неограниченному количеству сотрудников. При этом не забудьте заключить договора о материальной ответственности с каждым из работников, которым предоставите такую возможность. Отчетность об использовании БСО формируются системой автоматически. Это позволяет очень быстро получить любые данные: отдельно по каждому виду или вразрезе материально ответственных лиц.

Сотрудникам необходимо сверить и приложить к отчету копии или корешки выданных документов и передать их на хранение материально ответственному работнику. Делать это следует перед окончанием рабочего дня одновременно со сдачей выручки.

Испорченные документы подлежат сдаче и хранению вплоть до срока списания. Их ни в коем случае нельзя просто выбросить. При использовании автоматизированного учета пометка об аннулировании проставляется в системе, а испорченные бумаги (вместе с корешком или копией) перечеркиваются и хранятся в систематизированном виде с подшивкой документов, свидетельствующих о сумме выручки, полученной за услуги. Если бланки были изданы типографским способом, то соответствующую запись следует сделать в книге учета БСО, сюда же прикрепляются и испорченные экземпляры.

Хранение бланков строгой отчетности: основные правила

Для хранения неиспользованных БСО, а также корешков или копий нужно заранее подготовить место, как того требуют п. 16 и п. 19 Положения № 359. Если документооборот небольшой, то лучше и дешевле использовать сейф или несгораемый шкаф. Если документов много, то придется оборудовать помещение. Основная цель — ограничить несанкционированный доступ к этим важным бумагам и защитить их от порчи и хищения.

Для того чтобы понимать, какому объему документов необходимо обеспечить хранение, нужно текущий их расход спрогнозировать на 5 лет вперед. Именно такой период обозначен в п. 19 Положения № 359 для хранения копий и корешков. Хранение бланков строгой отчетности, подтверждающих суммы выручки, полученной за оказанные услуги, предполагает, что они будут систематизированы и помещены в специальные опечатанные мешки. При небольшом документообороте на хранение БСО можно разместить в том же сейфе, что и неиспользованные бланки.

ВАЖНО! Встречается информация о том, что срок хранения для «строгих» деловых бумаг, нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом их использования. Например, если документ выписан в январе 2015, то хранить его нужно до 31.12.2020 года. Аналогичные сроки установлены для всех бланков, использованных в 2015 году. На самом деле пунктом 19 указанного Положения это не предусмотрено. Такое негласное правило появилось из-за удобства проведения процедуры списания. Учитывая трудоемкость процесса уничтожения, действительно лучше делать это 1 раз в году, через месяц после комплексной инвентаризации, которую проводят перед составлением годовой отчетности в законодательно установленные сроки. Вместе с этим никто не мешает провести списание и в другое время, так как инвентаризацию БСО в соответствии с п. 17 Положения необходимо проводить вместе с ревизией кассы, что происходит гораздо чаще, чем раз в год, какая-либо увязка с отчетностью не обязательна, главное, чтобы с момента проведения инвентаризации прошел месяц.

Списание бланков строгой отчетности

Процедура списания бланков строгой отчетности проводится следующим образом:

  • Приказом руководителя назначается комиссия для проведения инвентаризации;
  • В установленный срок проводится инвентаризация копий документов и корешков и составляется инвентаризационная опись (форма ИНВ-16);
  • Приказом руководства назначается комиссия на проведение списания БСО. Как правило, в нее входят те, кто принимал участие в инвентаризации;
  • Через месяц со дня проведения инвентаризации проводится уничтожение копий и корешков, а также их испорченных и морально устаревших бланков. Составляется акт об их уничтожении.

Несколько слов о том, как происходит уничтожение бланков строгой отчетности. Делается это такими способами:

  1. Уничтожение силами членов комиссии по списанию;
  2. Уничтожение при помощи специального оборудования (шредера);
  3. Уничтожение при помощи сторонней организации.

Первый способ подойдет тем, у кого объемы уничтожаемых экземпляров незначительные. В этом случае лучше всего вырезать номер и серию и вклеить их в соответствующий акт или вовсе спалить списанные бумаги. Второй способ наиболее оптимален для ликвидации умеренного количества документов, подлежащих уничтожению. Третий способ используют для уничтожения больших объемов бланков.

Итоги

Процедура использования БСО довольно ответственная. Чем длиннее цепочка передачи бланков от сотрудника к сотруднику, тем больше вероятность ошибок и погрешностей учета. Поэтому основная цель руководства — минимизировать учетные трудозатраты путем упрощения документооборота, связанного с использованием этих бланков. Один из способов — учет с использованием автоматизированных систем. Сэкономить в таком случае можно не только на высвобождении рабочего времени сотрудников и уменьшении документооборота, но и на снижении уровня затрат в целом. (Более подробную информацию об этом с приведением расценок и тарифов можно найти в статье «Почем нынче БСО или как не платить за лишнее»)

Кроме того, необходимо четко соблюдать требования по хранению БСО и их утилизации. Это можно сделать путем правильно организованного учетного процесса и контроля соблюдения всех норм действующего законодательства, касающихся данного вопроса.

Back To Top