skip to Main Content

Инвентаризация бланков строгой отчетности

К бланкам строгой отчетности относятся не только документы, предназначенные для выдачи физическим лицам взамен чеков ККТ, об этом уже неоднократно упоминалось в наших статьях. Если рассматривать этот термин в широком смысле, то к ним можно отнести целый ряд номерных деловых бумаг, подлежащих обязательному учету. В большинстве случаев они используются бюджетными учреждениями. Бюджетный учет бланков строгой отчетности более подробно рассмотрен в одной из наших статей.

Здесь же постараемся как можно подробнее и шире рассказать о том, как субъектами хозяйствования проводится инвентаризация бланков строгой отчетности, предназначенных для подтверждения расчетов с населением за оказанные услуги, которые выдаются взамен чеков ККТ. Именно о них идет речь в Положении № 359 и Законе 54-ФЗ. В зависимости от того, какой спектр услуг оказывает физическим лицам субъект хозяйствования, использоваться могут различные формы среди которых: билеты, путевки, квитанции и прочее.

Пунктом 17 Положения № 359 предусмотрено, что инвентаризация БСО осуществляется в сроки проведения ревизии находящихся в кассе наличных денежных средств. Сколько раз и когда ее проводить, каким при этом будет перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке, определяется руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, за исключением моментов, когда такая процедура является обязательной.

Понадобиться обязательная инвентаризация бланков строгой отчетности может в связи со следующими обстоятельствами:

  • перед составлением годового отчета;
  • в связи со сменой материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов злоупотребления, порчи или хищения;
  • в случае стихийных бедствий, пожаров или прочих чрезвычайных ситуаций, которые вызваны экстремальными условиями;
  • в связи с ликвидацией или реорганизацией;
  • в других законодательно предусмотренных случаях.

Как оформить и провести инвентаризацию БСО

Существует негласное правило, в соответствии с которым списание БСО лучше всего проводить через месяц после комплексной инвентаризации, предшествующей составлению годового отчета. В таком случае инвентаризировать необходимо и все остальное имущество, принадлежащее фирме или индивидуальному предпринимателю. Придерживаться такого порядка не обязательно, но вместе с этим хочется отметить, что экономия рабочего времени при такой последовательности действий очевидна.

При проведении комплексной инвентаризации используют следующие виды инвентаризационных описей:

  • Инвентаризационную опись основных средств, форма № ИНВ-1;
  • Инвентаризационную опись ТМЦ, форма N ИНВ-3;
  • Инвентаризационную опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение, форма N ИНВ-5;
  • Инвентаризационную опись драгметаллов, которые содержатся в деталях, полуфабрикатах и других изделиях, форма N ИНВ-8а
  • Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, форма № инв-16.

В BLANKSOMAT можно найти не только унифицированную форму №ИНВ-16, которая понадобится для проведения самой инвентаризации и отображения ее результатов, но и массу сопутствующей документации, касающейся «строгих» документов. Здесь есть образцы приказов, договора о материальной ответственности, образцы актов приема-передачи и масса прочей сопутствующей документации и полезной информации.

Инвентаризация БСО представляет собой четко определенный порядок действий. Изначально руководителем или индивидуальным предпринимателем издается приказ о ее проведении, назначаются председатель и члены комиссии. Затем берутся расписки с материально ответственных лиц, суть которых сводится к тому, что все вверенное им имущество находится в цельности и сохранности и готово для предъявления к осмотру. Проверка фактического наличия сверяется с аналитическими данными по учету. Все это делается в присутствии членов комиссии, которые по окончании процедуры расписываются под сверкой. В случае, когда выявлены излишки или недостача, это так же отражается в учете. Излишки приходуются, недостача списывается. При этом с материально ответственного лица берутся соответствующие пояснения.

Использование БСО подразумевает наличие у субъекта хозяйствования запаса чистых номерных документов, а так же вторых экземпляров или корешков ранее использованных. Когда проводится инвентаризация БСО необходимо проверить не только соответствие фактического количества учетным показателям, но и правильность их оформления. Как минимум необходимо обратить внимание все ли обязательные реквизиты содержатся в БСО, соответствуют ли суммы указанные в нем тем, которые отражены в кассовой книге за аналогичный период, отсутствуют ли исправления, в сохранности ли испорченные БСО.

Проверяя, как ведется количественный учет, необходимо сверить фактическое наличие документов с данными, которые содержит книга учета бланков строгой отчетности. Так же необходимо проверить и правильность оформления и ведения этой книги. Листы ее должны быть пронумерованы и прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером или индивидуальным предпринимателем, и скреплены печатью.

Обращаем ваше внимание, что если документы строгой отчетности сформированы в автоматизированной системе, например BLANKSOMAT, то вести Книгу учета БСО не требуется. Учет при этом осуществляется автоматически и перенос данных на бумажный носитель информации становится ненужным. При таком положении дел может не оказаться и запаса чистых бланков, так как материально ответственные лица в большинстве своем выводят их на печать по мере надобности.

Нюансы инвентаризации бланков строгой отчетности

Следует проверить, как налажено и осуществляется хранение БСО. Руководитель организации обязан обеспечить все необходимые условия для того, чтобы обеспечить сохранность документов. Необходимо чтобы они хранились в металлических сейфах или шкафах, а по возможности даже в специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу или хищение. В конце рабочего дня место хранения в обязательном порядке опечатывается или опломбировывается. Копии или корешки хранятся в систематизированном виде в специальных мешках, которые опечатываются по мере наполнения, не менее 5 лет. Столько же нужно хранить и Книгу учета БСО. В случае с книгой срок отсчитывается с момента осуществления последней записи в ней. По окончании установленного срока документы могут быть списаны и уничтожены, подробнее об этом рассказано в статье «Уничтожение и списание бланков строгой отчетности». Здесь же только напомним, что списание можно проводить не ранее, чем с момента проведения инвентаризации истечет месяц.

Не забывайте, что инвентаризационные описи следует составлять в разрезе материально ответственных лиц, по каждому отдельно. Для отражения результатов сверки фактического наличия с учетными данными используют унифицированную форму №ИНВ-16. До начала инвентаризации каждый ответственный работник дает расписку. Самостоятельно ее придумывать не нужно. Текст такой расписки содержит инвентаризационная опись бланков строгой отчетности.

Особо хочется обратить внимание на то, что существует ситуация, при которой составления инвентаризационной описи в двух экземплярах недостаточно. При смене ответственного сотрудника инвентаризационная опись бланков строгой отчетности составляется в трех экземплярах. Один из экземпляров для работника, принявшего БСО, второй для того, кто их передал, а третий для бухгалтерии. В остальных случаях достаточно двух экземпляров — один из которых предназначен для ответственного работника, а второй для бухгалтерии. На последней странице, перед подписью председателя комиссии, в инвентаризационной описи есть свободные строки. Они предназначены для записи последних номеров документов, в случае если во время инвентаризации будет осуществляться движение бланков.

Back To Top